Avsluta jobbrelationer på ett schysst sätt

Fem snabba frågor till vår författare Anna Svartbeck Lilja som skrivit boken ”Avslut. Chefens svåraste samtal”.

Varför behövs den här boken?
När man blir chef första gången tänker man kanske att man ska jobba med utveckling, men för att klara det måste man som chef ofta avveckla något som inte fungerar, och ibland handlar det om medarbetare. Många arbetsplatser har en välplanerad introduktion för nyanställda, men saknar rutiner för uppsägningar. Ansvaret läggs på den enskilde chefen, som ofta står ensam och inte är tillräckligt förberedd för uppgiften.

Vad är vitsen med schyssta avslut?
Alla parter vinner på genomtänkta och schyssta avlutssamtal. Medarbetaren får bättre möjlighet att släppa taget och gå vidare i karriären och chefen slipper känna ångest inför samtalet. Dessutom gynnar det verksamheten som helhet. Kunder och nya medarbetare söker sig till ”goda” företag med bra värderingar och arbetssätt. Då vill man inte att medarbetare som lämnar ska känna sig orättvist behandlade och sprida detta till andra.

Vad är ett schysst avslut?
Ett schysst avslut kännetecknas av att
1. Medarbetaren har förståelse för anledningen till avslutet.
2. Både medarbetare och chef känner sig respekterade som människor under samtalsprocessen.
3. Båda parter kan dra lärdom av processen och gå vidare med ny kunskap.

Hur förbereder man sig?
Dels bör organisationen etablera rutiner för hur avslut ska ske och utbilda sina chefer i detta, dels bör den enskilde chefen tänka efter före och göra en ordentlig plan.

Vad är viktigt under själva avslutssamtalet?
Tänk bland annat på följande:
• Gå rakt på sak och håll dig till fakta.
• Var tydlig och bestämd.
• Visa omsorg för medarbetaren, lyssna och ta in vad denne säger och frågar efter.
• Låt det finnas tid för medarbetaren att reagera och agera utifrån sina egna behov.

Anna Svartbeck Lilja har mångårig chefserfarenhet på både strategisk och operativ nivå och har suttit i koncernledningen för flera stora organisationer.

Chefens nycklar till ett lyckat avslut

avslut

Anna Svartbeck Lilja är författaren bakom boken Avslut. Chefens svåraste samtal.

– När man blir chef första gången tänker man kanske att man ska jobba med utveckling men ledarskap handlar också om avveckling och ibland även av medarbetare”, berättar Anna Svartbeck Lilja i en intervju med tidningen Chef.

Så, hur gör man egentligen som chef när man behöver berätta för någon om uppsägning, avsked eller omplacering?

Kortfattat kan Annas metod sammanfattas i följande punkter:

  1. Visa på allvaret i situationen från början. Gå rakt på sak.
  2. Håll dig till fakta. Hänvisa till det du vet.
  3. Var tydlig. Beskriv konkreta exempel och konsekvenserna av dem.
  4. Var bestämd och sätt gränser för medarbetarens beteende.
  5. Visa omsorg för medarbetaren.
  6. Lägg märke till reaktioner, både hos medarbetaren och hos dig själv.
  7. Lyssna på och ta in vad medarbetaren säger och frågar efter.
  8. Var ärlig och svara på det du vet, men prata inte mer än nödvändigt.
  9. Låt det finnas tid för medarbetaren att reagera och agera utifrån sina egna behov.
  10. Stå kvar, stå ut, håll i.
  11. Känner du dig trängd, arg, ledsen och rädd. Ta en paus.
  12. Dokumentera samtalet i punktform.
  13. Begär bekräftelse på vad som avhandlats under mötet samt vad nästa steg i avslutningsprocessen är.

Läs hela intervjun med Anna i Tidningen Chef»

Foto: Bildarkiv